Le guide de l’équité salariale pour les PME du Québec

Vous dirigez une PME de 10 personnes ou plus au Québec? Alors l’équité salariale n’est pas une option : c’est une obligation légale, avec des délais, des affichages et une déclaration à la CNESST. Bonne nouvelle : pour une PME, la démarche est tout à fait gérable quand on sait par où commencer.

Dans ce guide, nous expliquons en termes simples ce que la Loi sur l’équité salariale exige d’une PME, ce qui change selon la taille de votre entreprise et les erreurs que nous voyons le plus souvent sur le terrain, en particulier dans les entreprises manufacturières et commerciales.

L’équité salariale, c’est quoi au juste?

L’équité salariale vise à corriger les écarts de salaire dus à la discrimination systémique fondée sur le sexe. Le principe : un salaire égal pour un travail de valeur équivalente, même si les emplois sont différents.

Ce n’est pas la même chose que l’égalité salariale (le même salaire pour le même emploi). L’équité salariale compare des emplois différents. Par exemple, une catégorie d’emplois occupée surtout par des femmes, comme agente au service à la clientèle, peut avoir une valeur équivalente à une catégorie occupée surtout par des hommes, comme préposé à l’expédition. Si les deux emplois ont une valeur équivalente, la catégorie à prédominance féminine ne doit pas être moins bien payée.

Pour mesurer cette « valeur », la loi impose d’évaluer chaque catégorie d’emplois selon quatre facteurs : les qualifications requises, les responsabilités assumées, les efforts requis et les conditions dans lesquelles le travail est effectué. On évalue l’emploi, jamais la personne qui l’occupe.

Votre PME est-elle visée par l’obligation d’équité salariale?

La loi s’applique à toute entreprise de compétence provinciale, privée ou OBNL, qui compte en moyenne 10 salariés ou plus au cours d’une année civile. Trois précisions changent souvent la réponse :

• On calcule une moyenne. Le nombre de salariés est la moyenne des personnes inscrites au registre de paie, par période de paie, du 1er janvier au 31 décembre. Les employés à temps partiel, temporaires et saisonniers comptent.

• L’obligation commence le 1er janvier suivant. Une entreprise qui atteint une moyenne de 10 salariés en 2026 est assujettie à compter du 1er janvier 2027.

• Une fois assujettie, toujours assujettie. Si votre effectif redescend sous 10 personnes, vos obligations demeurent.

Une entreprise de moins de 10 salariés n’a pas d’exercice formel à réaliser, mais elle doit quand même respecter le principe d’équité salariale prévu à la Charte des droits et libertés de la personne. Les entreprises de compétence fédérale (banques, transport interprovincial, télécommunications) relèvent d’un autre régime.

Les obligations selon la taille de votre entreprise

La loi distingue trois paliers. Plus l’entreprise est grande, plus la démarche est encadrée.

De 10 à 49 salariés : un résultat à atteindre

La loi n’impose pas de méthode précise. Vous devez déterminer les ajustements salariaux nécessaires pour que les catégories d’emplois à prédominance féminine reçoivent la même rémunération que les catégories à prédominance masculine de valeur équivalente, avec une démarche exempte de discrimination. Vous pouvez choisir de suivre le programme complet des entreprises de 50 salariés et plus, mais vous devez alors en aviser la CNESST et afficher cet avis.

De 50 à 99 salariés : un programme structuré

Vous devez établir un programme d’équité salariale en quatre étapes : identifier les catégories d’emplois à prédominance féminine et masculine, choisir la méthode et les outils d’évaluation, évaluer et comparer les catégories pour calculer les écarts, puis fixer les modalités de versement des ajustements. Le comité est facultatif. Si un syndicat accrédité en fait la demande, le programme s’établit conjointement avec lui.

100 salariés et plus : un comité obligatoire

En plus du programme, vous devez former un comité d’équité salariale d’au moins trois membres. Au moins les deux tiers représentent les salariés, et au moins la moitié de ces représentants sont des femmes.

L’exercice initial, étape par étape

Peu importe votre taille, la logique de l’exercice est la même. Voici comment nous l’expliquons aux dirigeants que nous accompagnons.

1. Compter vos salariés pour confirmer votre palier et votre date d’assujettissement.

2. Regrouper les emplois en catégories. Une catégorie réunit des emplois aux fonctions, qualifications et taux de salaire semblables. Les titres de poste ne suffisent pas : deux titres différents peuvent former une seule catégorie, et l’inverse est aussi vrai.

3. Déterminer la prédominance de chaque catégorie. Une catégorie est notamment à prédominance féminine ou masculine lorsqu’au moins 60 % des personnes qui l’occupent sont du même sexe, ou lorsqu’elle est couramment associée aux femmes ou aux hommes.

4. Évaluer les catégories selon les quatre facteurs obligatoires, avec une grille de pointage appliquée de la même façon à toutes les catégories.

5. Comparer la rémunération des catégories féminines et masculines de valeur équivalente et calculer les écarts.

6. Déterminer les ajustements et leurs modalités de versement.

7. Afficher les résultats dans des endroits visibles et accessibles aux salariés.

Le délai pour compléter l’exercice initial est de 4 ans à compter de l’assujettissement. La CNESST met à la disposition des employeurs l’outil en ligne MonÉquitéSalariale, qui guide le calcul. L’outil fait les calculs, mais il ne fait pas les choix à votre place : la définition des catégories et l’évaluation des emplois restent les étapes où se jouent la justesse et la défendabilité de votre exercice.

L’affichage : deux affichages, pas un seul

L’affichage est l’étape la plus souvent bâclée. La loi prévoit une séquence précise :

1. Premier affichage de 60 jours, daté, dans des endroits visibles et facilement accessibles. Il présente un sommaire de la démarche, les catégories comparées, les ajustements à verser ou un avis qu’aucun ajustement n’est requis, ainsi que les droits et recours des salariés.

2. Période d’observations de 60 jours : tout salarié peut demander des renseignements additionnels ou présenter ses observations par écrit.

3. Second affichage de 60 jours, dans les 30 jours suivant la fin de cette période, qui précise les modifications apportées ou indique qu’aucune modification n’était nécessaire.

Si votre équipe n’a pas accès à un babillard commun, par exemple des employés sur la route ou en télétravail, prévoyez un moyen équivalent qui rejoint réellement tout le monde.

Le maintien de l’équité salariale aux 5 ans

L’équité salariale n’est pas un exercice qu’on fait une fois pour toutes. L’employeur doit évaluer le maintien tous les 5 ans, à compter de la date de l’affichage de l’exercice précédent. Attention : si l’affichage n’a pas eu lieu à temps, le délai court quand même à partir de la date où il aurait dû avoir lieu.

Le maintien sert à vérifier si des événements survenus depuis le dernier exercice ont créé de nouveaux écarts. Dans une PME, les plus fréquents sont :

• la création d’un nouveau poste ou l’abolition d’un poste;

• une réorganisation qui modifie les tâches ou les responsabilités;

• des augmentations différentes d’une catégorie à l’autre;

• une prime de rétention ou d’attraction accordée à une catégorie à prédominance masculine en contexte de pénurie de main-d’œuvre, par exemple pour des postes de maintenance ou de production;

• un changement de prédominance dans une catégorie;

• l’arrivée d’un syndicat ou une nouvelle convention collective.

Vous choisissez qui évalue le maintien : vous seul, un comité de maintien ou une évaluation conjointe avec le syndicat. Si vous aviez un comité lors de l’exercice initial ou si des salariés sont syndiqués et que vous décidez de faire l’évaluation seul, la loi vous oblige à prévoir un processus de participation des salariés.

Le maintien se termine lui aussi par deux affichages de 60 jours. Le premier doit notamment présenter la liste des événements ayant généré des ajustements, avec leurs dates. Point important pour votre budget : tout ajustement est dû à compter de la date de l’événement qui l’a généré, avec intérêts au taux légal. Les sommes dues pour la période passée sont versées en montant forfaitaire au moment du second affichage, et ce versement peut être étalé sur un maximum de 4 ans après consultation du comité ou du syndicat.

La DEMES : la déclaration annuelle à ne pas oublier

La Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale (DEMES) permet à la CNESST de suivre où en est chaque entreprise. Pour la plupart des PME immatriculées au Registraire des entreprises, elle se produit pendant la même période que la déclaration de mise à jour annuelle au Registraire, lorsque l’entreprise y a déclaré 11 personnes ou plus.

Une fois que vous avez déclaré avoir complété votre exercice ou votre maintien, vous êtes dispensé de la produire chaque année jusqu’à l’échéance de votre prochain maintien. Une DEMES qui déclare un exercice complété doit refléter la réalité : fournir un faux renseignement constitue en soi une infraction à la loi.

Ce que vous risquez si l’équité salariale n’est pas faite

• Des plaintes. Un salarié ou un syndicat peut porter plainte à la CNESST. Si l’exercice ou le maintien n’a jamais été fait, la plainte peut être déposée en tout temps.

• Des ajustements rétroactifs. Lors d’une plainte pour un exercice non réalisé, la CNESST peut remonter jusqu’à 5 ans avant la date de la plainte, avec intérêts.

• Des amendes de 1 000 $ à 45 000 $ selon la taille de l’entreprise, doublées en cas de récidive.

• La publication de votre nom dans la liste des employeurs contrevenants sur le site de la CNESST, lorsqu’une vérification révèle un manquement.

Au-delà du risque légal, il y a un enjeu d’attraction et de rétention. Une structure salariale cohérente et expliquée est un argument fort pour recruter et garder vos gens.

Les 8 erreurs que nous voyons le plus souvent dans les PME

1. Mal compter ses salariés

Plusieurs dirigeants ne comptent que les permanents à temps plein. Or, les employés à temps partiel, temporaires et saisonniers comptent dans la moyenne. Résultat : des entreprises se croient sous le seuil de 10 alors qu’elles sont assujetties depuis des années.

2. Croire qu’une baisse d’effectif annule l’obligation

Une entreprise qui a été assujettie le demeure, même si elle compte aujourd’hui moins de 10 salariés.

3. Confondre titres de poste et catégories d’emplois

Dans une usine, « opératrice d’emballage » et « opérateur de machine » sont parfois deux titres pour un même emploi, et parfois deux emplois bien différents. Des catégories mal définies faussent toute la comparaison qui suit.

4. Évaluer la personne plutôt que l’emploi

L’ancienneté, la performance ou la personnalité de la personne en poste n’ont pas leur place dans l’évaluation. On évalue les exigences de l’emploi.

5. Comparer seulement le taux horaire

La rémunération ne se limite pas au salaire de base. Les primes, bonis et avantages à valeur pécuniaire doivent être examinés, car c’est souvent là que se cachent les écarts.

6. Oublier les événements entre deux maintiens

Une prime de rétention accordée en 2023 aux mécaniciens, sans regarder l’effet sur les catégories féminines équivalentes, peut générer un ajustement dû depuis 2023, avec intérêts.

7. Faire un seul affichage, ou un affichage incomplet

Sans le second affichage, l’exercice n’est pas terminé au sens de la loi. Un affichage non daté ou sans les renseignements sur les recours est aussi non conforme.

8. Ne pas garder de traces

Les données utilisées et le contenu des affichages doivent être conservés pendant 6 ans. Sans dossier, vous ne pouvez pas démontrer votre conformité lors d’une vérification ou d’une plainte, même si votre exercice était bon.

Liste de vérification : votre PME est-elle conforme?

Répondez à ces 10 questions. Chaque « non » ou « je ne sais pas » mérite une vérification.

• Nous connaissons notre nombre moyen de salariés pour chaque année civile depuis notre fondation.

• Nous connaissons notre date d’assujettissement et notre palier (10 à 49, 50 à 99, 100 et plus).

• Notre exercice initial a été complété dans le délai de 4 ans.

• Nos catégories d’emplois et leur prédominance sont documentées.

• Nos emplois ont été évalués selon les quatre facteurs prévus par la loi.

• Les deux affichages de 60 jours ont été faits, datés et conservés.

• Nous connaissons la date de notre prochaine évaluation du maintien.

• Nous avons noté les événements survenus depuis notre dernier exercice (nouveaux postes, primes, réorganisations).

• Notre DEMES est à jour et reflète la réalité.

• Toute la documentation est conservée depuis au moins 6 ans.

Questions fréquentes sur l’équité salariale en PME

Mon entreprise compte 12 employés, dont plusieurs à temps partiel. Suis-je visé?

Probablement. Tous les salariés inscrits au registre de paie comptent, peu importe leur statut. Si votre moyenne annuelle atteint 10 salariés ou plus, vous êtes assujetti à compter du 1er janvier de l’année suivante.

Quel est le délai pour faire l’exercice initial d’équité salariale?

Vous avez 4 ans à compter de la date de votre assujettissement pour déterminer les ajustements salariaux ou compléter votre programme d’équité salariale.

À quelle fréquence faut-il faire le maintien de l’équité salariale?

Tous les 5 ans, à compter de la date de l’affichage de l’exercice précédent. Si cet affichage n’a pas été fait à temps, le délai court à partir de la date où il aurait dû l’être.

Une PME de moins de 50 salariés doit-elle former un comité?

Non. Le comité est obligatoire seulement à partir de 100 salariés. Sous ce seuil, il est facultatif.

Que se passe-t-il si nous n’avons jamais fait notre équité salariale?

Vous êtes en défaut et exposé à des plaintes, à des ajustements rétroactifs avec intérêts et à des amendes. Le mieux est de régulariser la situation rapidement : réaliser l’exercice de façon proactive coûte généralement moins cher que de le faire sous enquête.

Les ajustements salariaux sont-ils rétroactifs?

Oui. Lors du maintien, chaque ajustement est dû à compter de la date de l’événement qui l’a généré, avec intérêts au taux légal. Lors d’une plainte pour un exercice non réalisé, la CNESST peut remonter jusqu’à 5 ans avant la plainte.

Qu’est-ce que la DEMES?

C’est la Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale. La plupart des PME la produisent en même temps que leur déclaration de mise à jour annuelle au Registraire des entreprises. Elle indique à la CNESST où en sont vos travaux d’équité salariale.

Peut-on faire l’équité salariale soi-même?

Oui, la loi le permet, et l’outil MonÉquitéSalariale de la CNESST aide au calcul. Les étapes délicates restent la définition des catégories, l’évaluation des emplois et les affichages. Un accompagnement externe sécurise ces étapes et vous laisse un dossier défendable.

Passer de l’obligation à la tranquillité d’esprit

L’équité salariale fait peur parce qu’elle semble technique. En réalité, une PME bien accompagnée la complète sans paralyser ses opérations, et en ressort avec une structure salariale plus claire, plus juste et plus facile à expliquer à ses équipes.

Chez Annie RH Conseil, nous réalisons l’exercice initial ou le maintien de l’équité salariale de A à Z pour les PME et OBNL du Québec : collecte des données, catégories d’emplois, évaluation, calcul des ajustements, affichages et soutien pour la DEMES. Vous obtenez un dossier complet qui démontre votre conformité.

Vous ne savez pas où en est votre entreprise? Prenez rendez-vous avec nous pour faire le point sur vos obligations et vos échéances.

Prendre rendez-vous

Ce guide vulgarise la Loi sur l’équité salariale (RLRQ, c. E-12.001) et son règlement sur la déclaration de l’employeur, dans leur version en vigueur au 29 octobre 2026. Il ne constitue pas un avis juridique. Pour les détails officiels, consultez la page Comprendre ses obligations en équité salariale de la CNESST. En cas de plainte ou de litige, nous recommandons de valider votre situation avec un avocat.