Chez Annie RH Conseil inc., nous accompagnons des dirigeants d’entreprise et nous rencontrons des candidats. Dans les deux cas, on nous confie des renseignements qui touchent des personnes : un parcours professionnel, des attentes salariales, une situation d’équipe. Nous en prenons soin, et cette politique explique exactement comment.

Elle s’applique à toute personne dont nous détenons des renseignements personnels : les candidats, les clients et leurs représentants, les prospects, et les visiteurs de notre site.

L’essentiel en sept points

• Nous recueillons uniquement ce dont nous avons besoin pour évaluer une candidature ou réaliser un mandat.

• Aucune candidature n’est écartée par un système automatisé. Une recruteuse lit chaque dossier et prend la décision.

• Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements. Nous les partageons seulement avec l’employeur concerné, nos fournisseurs et, si la loi l’exige, les autorités.

• Certains de nos outils sont hébergés à l’extérieur du Québec. Nous évaluons chaque transfert avant de le permettre.

• Nos rencontres en visioconférence sont transcrites pour la prise de notes. L’audio n’est jamais conservé, vous en êtes prévenu avant, et vous pouvez refuser sans conséquence.

• Nous conservons vos renseignements le temps nécessaire, puis nous les détruisons. Les durées sont détaillées plus bas.

• Vous pouvez accéder à vos renseignements, les faire corriger, retirer votre consentement ou porter plainte, gratuitement et en tout temps.

La personne responsable de la protection de vos renseignements personnels

Annie Tremblay, Adm. A., présidente d’Annie RH Conseil inc.

Courriel : annie@annierh.ca

Téléphone : 514 826-9207

45 Montée des Bouleaux Delson, Québec, J5B 1L1

C’est à elle que vous adressez toute question, toute demande d’accès ou de rectification, et toute plainte concernant vos renseignements personnels.

1. Les renseignements que nous recueillons

Nous ne recueillons que ce dont nous avons besoin pour faire notre travail. Voici ce que cela représente concrètement, selon votre situation.

Si vous êtes candidat

• Identité et coordonnées — prénom, nom, adresse courriel, numéro de téléphone, ville ou région.

• Parcours professionnel — curriculum vitæ, expériences, formation, compétences, langues, permis et certifications pertinents au poste.

• Attentes et disponibilités — réponses au formulaire d’attentes : rémunération souhaitée, disponibilité, quarts de travail acceptés, mobilité, intérêt pour le poste.

• Échanges avec nous — courriels, messages textes, notes d’appel et notes d’entrevue rédigées par nos recruteuses.

• Transcription des rencontres — le texte de nos rencontres en visioconférence et les notes qui en découlent. L’audio n’est pas conservé. Les modalités sont détaillées à la section 6.

• Vérifications pré-emploi — références professionnelles et, lorsque le poste le justifie et avec votre consentement, vérifications d’antécédents ou de diplômes. Nous demandons ces renseignements seulement à l’étape où ils deviennent nécessaires.

Nous ne demandons jamais, et nous vous prions de ne pas nous transmettre, votre numéro d’assurance sociale, votre date de naissance complète, une photo, votre état de santé, votre statut matrimonial, votre origine ou toute autre information sans lien direct avec le poste. Si un de ces renseignements figure malgré tout dans votre CV, nous ne l’utilisons pas pour évaluer votre candidature.

Si vous êtes client, prospect ou représentant d’une entreprise

• Identité professionnelle — prénom, nom, titre, entreprise, adresse courriel et téléphone professionnels.

• Contexte du mandat — renseignements que vous nous transmettez sur vos besoins, vos postes à pourvoir, votre organisation et vos enjeux RH.

• Échanges et documents — courriels, comptes rendus de rencontre, soumissions, contrats et livrables.

• Facturation — coordonnées de facturation et historique des factures. Nous ne conservons aucun numéro de carte de crédit.

Si vous visitez notre site web

Nous recueillons les renseignements que vous nous transmettez volontairement par nos formulaires, ainsi que des données techniques de navigation décrites à la section 8 : adresse IP tronquée, type d’appareil, pages consultées.

2. Pourquoi nous les recueillons

Chaque renseignement sert une finalité précise. Nous ne les utilisons pas à d’autres fins sans votre consentement.

• Évaluer une candidature — analyser votre profil pour un poste précis, communiquer avec vous, planifier une entrevue et vous informer de la suite.

• Vous présenter à un employeur — transmettre votre dossier à l’entreprise cliente pour laquelle vous avez posé votre candidature. Nous vous en informons avant de le faire.

• Conserver votre profil pour d’autres postes — vous recontacter si une occasion correspondant à votre profil se présente. Cette finalité est distincte et repose sur votre consentement, que vous pouvez retirer en tout temps.

• Réaliser nos mandats clients — recrutement, médiation, conformité, coaching, impartition RH et tout autre mandat que vous nous confiez.

• Gérer la relation d’affaires — répondre à vos demandes, produire des soumissions, facturer et assurer le suivi de nos ententes.

• Respecter nos obligations légales — conservation comptable et fiscale, réponse à une ordonnance d’un tribunal ou d’un organisme habilité.

• Vous envoyer notre infolettre — uniquement si vous vous y êtes inscrit. Cette finalité est distincte de toutes les autres.

Nous ne vous inscrivons jamais à notre infolettre du seul fait que vous avez posé votre candidature ou demandé une soumission. L’inscription passe par une case à cocher distincte, et chaque envoi contient un lien de désabonnement.

3. Avec qui nous les partageons

Nous ne vendons, ne louons et n’échangeons vos renseignements personnels à personne. Nous les partageons uniquement dans les quatre situations suivantes.

• L’entreprise cliente — lorsque vous êtes un candidat et que votre profil est retenu, nous transmettons votre dossier à l’employeur concerné. Vous en êtes informé au préalable, et nous ne transmettons que ce qui est pertinent au poste.

• Nos fournisseurs — des entreprises qui exécutent une tâche pour nous : hébergement du site, plateforme de gestion des candidatures, courriel et visioconférence, envoi d’infolettre, comptabilité. Elles agissent uniquement selon nos instructions, en vertu d’un contrat écrit qui leur interdit d’utiliser vos renseignements à leurs propres fins.

• Nos conseillers professionnels — avocats, comptables ou autres professionnels liés par le secret professionnel, lorsque leur intervention est nécessaire.

• Les autorités — lorsque la loi nous y oblige ou qu’une ordonnance d’un tribunal ou d’un organisme habilité l’exige.

La liste à jour de nos fournisseurs et des catégories de renseignements qu’ils traitent est disponible sur demande auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels.

4. Renseignements conservés ou traités hors du Québec

Certains de nos outils sont hébergés à l’extérieur du Québec, principalement aux États-Unis. C’est notamment le cas de notre plateforme de gestion des candidatures et de la relation client, de nos services de courriel et de visioconférence, de l’hébergement de notre site web et de notre outil d’infolettre.

Avant de confier des renseignements personnels à un fournisseur situé hors du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Nous y examinons la sensibilité des renseignements, la finalité du traitement, les mesures de protection offertes, y compris contractuelles, et le régime juridique du pays de destination. Nous ne procédons que si cette évaluation démontre une protection adéquate, et une entente écrite encadre chaque transfert.

Vous pouvez obtenir davantage de détails sur ces évaluations en écrivant à notre responsable de la protection des renseignements personnels.

5. Combien de temps nous les conservons

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que la finalité pour laquelle ils ont été recueillis le justifie, puis nous les détruisons ou les anonymisons de façon sécuritaire.

• Candidature non retenue — [24] mois suivant la fin du processus, puis destruction. Si vous avez consenti à demeurer dans notre banque de candidats, nous conservons votre profil [24] mois et nous vous recontactons avant de le renouveler.

• Candidat placé chez un client — durée du mandat, plus [36] mois, afin d’assurer le suivi d’intégration et la garantie prévue à notre entente.

• Notes d’entrevue et évaluations — même durée que la candidature à laquelle elles se rattachent.

• Transcription d’une rencontre — [7] jours, le temps d’en tirer les notes utiles, puis destruction. Seules les notes sont conservées ensuite, pour la même durée que le dossier auquel elles se rattachent.

• Vérifications pré-emploi — [12] mois suivant la décision d’embauche, puis destruction.

• Dossier client — durée de la relation d’affaires, plus [7] ans pour répondre à nos obligations comptables et fiscales.

• Prospect sans mandat — [36] mois suivant le dernier échange.

• Abonné à l’infolettre — jusqu’au retrait de votre consentement, puis suppression de la liste d’envoi.

• Données de navigation du site — [26] mois au maximum.

Ces durées sont consignées dans notre calendrier interne de conservation et de destruction, revu annuellement.

6. Transcription de nos rencontres

Lorsque nous vous rencontrons en visioconférence, un outil de prise de notes transcrit la conversation. L’objectif est simple : que la personne qui vous reçoit puisse vous écouter vraiment, au lieu d’écrire pendant que vous parlez. Voici exactement comment cela fonctionne.

• Ce qui est transcrit — les entrevues de sélection et les rencontres d’affaires tenues en visioconférence.

• Ce qui ne l’est jamais — les enquêtes en matière de harcèlement, les médiations et les rencontres de gestion de conflits. Ces rencontres ne sont ni transcrites ni enregistrées, sans exception.

• Aucun enregistrement conservé — l’audio n’est ni enregistré ni sauvegardé. Il est transcrit au fil de la conversation, puis supprimé. Il ne subsiste que du texte.

• Vous êtes prévenu avant — la mention apparaît au moment où vous réservez la rencontre et dans le courriel de confirmation. Nous vous le redemandons de vive voix au début de la rencontre.

• Vous pouvez refuser — dites-le simplement, nous fermons l’outil et nous prenons des notes à la main. Un refus n’a aucune conséquence sur votre candidature, sur votre dossier ou sur la suite de nos échanges.

• À quoi cela sert — uniquement à la prise de notes. Nous ne faisons aucune analyse de votre voix, de votre ton ou de vos émotions, et la transcription ne sert jamais à évaluer automatiquement votre candidature.

• Où cela est traité — notre fournisseur est établi à l’extérieur du Québec. Les règles décrites à la section 4 s’appliquent.

• Combien de temps — la transcription est détruite après [7] jours. Seules les notes qui en découlent sont conservées, pour la même durée que le dossier auquel elles se rattachent.

Vous pouvez demander une copie de la transcription vous concernant, ou sa correction, comme pour tout autre renseignement personnel. Voir la section 10.

7. Aucune décision automatisée

Nous tenons à être clairs sur ce point, parce que c’est une inquiétude légitime lorsqu’on postule.

Aucune candidature n’est écartée, classée ou retenue par un système automatisé. Chaque dossier est lu et évalué par une recruteuse, qui prend la décision et qui peut vous l’expliquer.

Nos outils informatiques servent à recevoir les candidatures, à les organiser et à communiquer avec vous. Ils ne portent aucun jugement sur votre profil.

Si cette pratique venait à changer, nous modifierions cette politique avant tout déploiement, nous vous en informerions au plus tard au moment de la décision, et vous auriez le droit de connaître les renseignements et les principaux facteurs utilisés, de faire corriger ce qui serait inexact et de présenter vos observations à une personne de notre équipe ayant l’autorité de réviser la décision.

8. Témoins de connexion et mesure d’audience

Notre site utilise des témoins, souvent appelés « cookies ». Ce sont de petits fichiers déposés sur votre appareil.

• Témoins strictement nécessaires — ils font fonctionner le site : sécurité, affichage, envoi des formulaires. Ils ne peuvent pas être désactivés et ne servent pas à vous profiler.

• Mesure d’audience — comprendre quelles pages sont consultées et améliorer le site. Les données sont agrégées et votre adresse IP est tronquée.

• Publicité et profilage — nous n’activons aucune fonction d’identification, de localisation ou de profilage par défaut. Si nous devions en activer une, nous vous en informerions au préalable et nous vous demanderions votre accord avant de la mettre en marche.

Vous pouvez refuser ou supprimer les témoins non essentiels par le bandeau affiché lors de votre première visite, ou par les réglages de votre navigateur. Le site demeure fonctionnel si vous les refusez.

9. Comment nous protégeons vos renseignements

Nous appliquons des mesures proportionnelles à la sensibilité de ce que nous détenons.

• Accès limité aux seules personnes de notre équipe qui en ont besoin pour leur travail, avec des droits d’accès distincts selon le rôle.

• Authentification à deux facteurs sur nos outils infonuagiques et mots de passe uniques gérés par un coffre-fort numérique.

• Chiffrement des données en transit et au repos chez nos fournisseurs.

• Engagement de confidentialité signé par chaque membre de l’équipe et par chaque collaborateur externe.

• Destruction sécuritaire des documents papier et effacement définitif des fichiers en fin de conservation.

• Registre des incidents de confidentialité tenu à jour et conservé cinq ans.

Aucune mesure ne rend un système invulnérable. En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous vous en aviserions avec diligence, ainsi que la Commission d’accès à l’information du Québec, et nous vous indiquerions les gestes à poser pour réduire le risque.

10. Vos droits

La loi québécoise vous reconnaît plusieurs droits sur vos renseignements personnels. Vous pouvez les exercer gratuitement, en tout temps.

• Être informé — savoir quels renseignements nous détenons sur vous, d’où ils viennent et à quoi ils servent.

• Y accéder — obtenir une copie des renseignements que nous détenons sur vous.

• Les faire corriger — faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, ou faire supprimer un renseignement recueilli sans droit.

• Retirer votre consentement — cesser de recevoir notre infolettre, ou retirer votre profil de notre banque de candidats. Le retrait vaut pour l’avenir et n’affecte pas ce qui a été fait avant.

• Recevoir vos données — obtenir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou demander qu’ils soient transmis à un tiers.

• Faire cesser la diffusion — demander que nous cessions de diffuser un renseignement vous concernant, ou que soit désindexé un hyperlien qui y donne accès, lorsque les conditions prévues par la loi sont réunies.

• Porter plainte — nous adresser une plainte, et vous adresser à la Commission d’accès à l’information si notre réponse ne vous satisfait pas.

Comment les exercer

Écrivez à Annie Tremblay, responsable de la protection des renseignements personnels, à annie@annierh.ca, ou par la poste à [adresse civique complète], Delson (Québec) [code postal]. Précisez votre demande et joignez une preuve d’identité raisonnable, afin que nous ne transmettions vos renseignements à personne d’autre.

Nous répondons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. Si nous devons refuser en tout ou en partie, nous vous en donnerons les motifs, les articles de loi sur lesquels nous nous appuyons et les recours dont vous disposez.

Si notre réponse ne vous satisfait pas

Vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

cai.communications@cai.gouv.qc.ca

1 888 528-7741

cai.gouv.qc.ca

11. Modifications de cette politique

Nos pratiques évoluent, et cette politique évolue avec elles. Lorsque nous la modifions, nous en publions la nouvelle version sur annierhconseil.ca et nous en indiquons la date d’entrée en vigueur en haut de page. Si un changement touche de façon importante la façon dont nous utilisons vos renseignements, nous vous en informons directement avant qu’il ne prenne effet.

Cette politique remplace toute version antérieure.

Nous joindre

Une question, un doute, une demande ? Écrivez-nous à annie@annierh.ca ou appelez au 514 826-9207. Nous vous répondons.